どうも、木谷です
人選も終わり、次はだれがなにをすべきかを決めていくところです（人選については、こちらの記事をお読みください）
IT導入の役割分担表の作り方
どこまで定めたらよいのかを決めていきましょう
役割分担表は全工程を書くべき？
プロジェクトの人選が終わったら、各メンバーの役割を示した役割分担表を作成します
最初のうちに、プロジェクトの終わりを見据えて表を仕上げてしまったほうがよいのでしょうか？（最後のローンチまでの全タスクを記入？）
過去に１年をかけた大きめのプロジェクトで、最初から最後までのすべてのタスクと担当者を明記した役割分担表がありました
かなりのページ数におよび、おそらく作成労力もそれなりにかかったでしょう
もうおわかりだと思いますが、下流工程部分になるとタスクと担当者はすべて変更になりました
さらに、プロジェクトが進むに連れて、タスクは徐々に変わっていくので、担当者も大幅に変わったのです
最初にがんばった役割分担表が意味のないものになってしまったのです…
まずは上流工程を定義する
先ほどの失敗例のように、タスクというのは徐々に変化します
それは予想外の出来事があったり、効率を考えてのタスクの変更となる時などまちまちです
特に、プロジェクト始動の段階では、システム範囲も要件もまったく決まっていなく、ベンダーも不確定なので今の段階で判断しようとするのが間違いなのです
そのため、まずは要件の決定・ベンダーの選定までの上流工程のみを仕上げてしまうほうが良いのです
では、具体的に上流工程がどこまでなのかを見ていきましょう
上流工程の役割分担表
上流部分のタスクは以下の４つになります
- 企画
- RFP作成
- ベンダー選定
- 要件定義
では見ていきましょう
企画 〜 役割分担 〜
これは取締役会に向けて企画書を作成するまでの流れになります
IT導入の目的を明確にし、要求機能を作成し、現在の社内の状況などを分析します
最終的にはそれを企画書として作成します
企画書の具体的な作り方はこちらの記事をお読みください！
RFPの作成 〜 役割分担 〜
RFPとは、提案依頼書の略であり、システム選定やIT企業の選定のために作ったほうが良いものになります
具体的には、ITベンダーに〇〇をしたいので最適な提案をくださいと依頼するための文書になります
これを作成する目的は、自社に合った最適な提案をもらうために、要件を正しく、かつ分かりやすく伝えるためです
RFPがよくわからないという方はこちらの記事をお読みください！
ベンダー選定 〜 役割分担 〜
ベンダーを選ぶだけにタスク管理が必要なのか？ と思われるかも知れません
しかし、ベンダー選定では、先ほど言いましたRFPが大事になってきます
つまりタスクとして独立しているわけではなく、他のタスクと連動しているのです
またベンダー選びはプロジェクト全体を左右するので慎重に行うのがよいでしょう
詳しくはこちらの記事をご覧ください！
要件定義 〜 役割分担 〜
要件定義はいままで挙げたタスクの中で最も分量が多いものになってきます
当然時間もかかるのでしっかりと作っていく必要があります
ちゃんとつくっていくのはタスク分担においてもそうです
しっかりと誰が何をすべきかを考えなければなりません
具体的な作り方はこちらに載せていますのでぜひご覧ください
役割分担表のテンプレート
以下のリンクから、上流工程におけるタスク分担表のモデルをダウンロードできます！
