企画提案② 【 システム関連図の作り方 】

どうも、木谷です

今回は、システム導入・サービス制作の時の企画提案に使える「システム関連図」のつくり方をお伝えします！

逆に、ホームページ制作などの小さなプロジェクトには向いていないので、次のコチラの記事をお読みください

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システム関連図について

まずシステム関連図が何なのか、IT導入の企画においてどうのように使えるかの概要をお伝えしていきたいと思います

では、さらに深く見ていきましょう！

具体的にどんな図？

実際に使われている図を引用させてもらいます

引用： NECソルーションイノベーター

引用： 両備システムソリューションズ

いかがでしょうか？

細かいシステムの設計図というより、誰にでも分かるデザインになっているのが分かるとおもいます

そうなのです！ ITに携わる方や、ベンダーだけでなく誰もがわかるような図になっているところがポイントです

誰のためにシステム関連図は作られるか？

では、どのような場面で使われるのか見ていきましょう

• 社長や役員の方
• ベンダー

ずばり、この２人を対象に必要になってきます

社長や役員の方

企画説明のときに、経営層から、いまのシステムはどうなっているの？ と聞かれることは多々有ります

プレゼンをするときはつい、いまから発足するプロジェクトのシステムについて語りがちですが、経営層が気になるのは、社内全体の仕組みです

今回IT導入することで会社全体としてどうなるのかを視覚的に知りたいのです

彼らは、プロジェクト単体ではなく全体を見て全体的な判断を下す必要があるのです

ベンダー

社内のシステムを見せることで、ベンダーにどんなメリットあるのか？ と思われるかも知れません

実はIT導入の金額の話になるときに大事になってくるのです

システム全体の中、どう連携させたらよいのかが値段に大きく影響するからです

自社で作るの？

システム関連図と聞くと、専門的な知識が要りそうだからベンダーに任せる、という意見もあるでしょう

しかしシステムがどのような連携になっているかは会社によってバラバラで、ちゃんと把握している自社で作ることが最も効率がよいのです

さらに、先ほども言ったように、システム関連図は誰にでも分かるようにするのが大前提です

ベンダーが作ると難しい用語がでてきたり専門的な図になってしまいがちです

逆に、簡素にみんなが理解できるようなものを作るのはそれほど難しくないのでぱぱっと作成しましょう！

システム関連図の作り方

では、さっそくシステム関連図をつくっていきましょう！

とは言っても簡単です

1. システムを配置
2. データで結ぶ
3. 必要に応じて説明を入れる

この３ステップになります

① システムを配置

まずは、基盤となるシステムを入れ込んでいきましょう

中央にくるのが、今回導入するITシステムです

そのシステムと関連のあるものはすべて入れ込みましょう

さらにシステムをカテゴリーごとに分類していくとさらに分かりやすくなります

在庫管理システムというカテゴリーの中に、入出庫管理システム・棚卸システム・在庫管理システムがあるように、一つにまとめておくと良いです

② データで結ぶ

次に、システム間のデータのやりとりを記します

この時、矢印を活用して流れも把握できるようにしたらよいでしょう

ただし、あまり細かいことは書かなくてよいです

このファイルの種類は○○で、その内容は△△…というのではなく、「請求データ・入金データ」など一単語にまとめましょう

③ 必要に応じて説明を入れる

最後に、少しだけ説明を加えます

たしかにシンプルさを大事にしていきたいところですが、システム名やデータ名だけではなになのかわからないことがあります

こういう分かりにくい時はは少し説明を加えてOKです

ただし、あくまでシンプルさとわかりやすさを第一にです！！