どうも、木谷です
では、さっそくベンダーとの交渉編にいきましょう！
RFPを書く 〜 プロジェクト前に 〜
では、企画の段階が終わりプロジェクトを進めていくところですね
プロジェクトをははじめる前にRFPを作成する必要があります
ITの導入や業務委託を行うにあたって、発注先ベンダーに具体的な提案を依頼するための文書
システムの目的や概要、要件や制約条件などが書かれる
詳しく見ていきましょう
なぜRFPが必要か？
RFPは提案依頼書と言われるように、ベンダーを選定するときに使われます
「こういったシステムを導入したいのだけど、具体的に提案お願いできます？」というふうに使われます
例えば、１０ヶ月以内の完成、デザインは自社でする、著作権は自社、３６５日２４時間稼働する、などなどベンダーがITの導入の条件を知ることが出来ます
そしてベンダーはこのRFPにもとづき自社の欲求に沿った提案をしていきます
ここで企画となにが違うのか？ と思われるかもしれません
企画書 ： 社内の承諾を得る
RFP ： 最適なベンダーを選ぶ
これを見て分かるようにたしかに目的は異なりますが、内容としては重なるところがあるかと思います
もちろん企画と重複することはなんの問題もありません
ただ、もっとシステム的な観点でRFPを仕上げていく必要が有ります
ベンダーにもできることとできないことがあるので、後々方針を変えられてもお互いにとっ良くないことになります
未完成のRFPでベンダーに会わない
本当によくありがちなことなのですが、RFPの作成とベンダーとの面談を同時進行してしまう方がいます（それも多数）
知り合いに声をかけたい、構想段階で専門的な部分を相談に乗って欲しいなど理由は様々でしょうが、RFPが定まっていないのにベンダーに声をかけるのは今日の献立が決まっていないのにスーパーに行くようなものです
実際にどうなるのかみていきましょう
失敗 〜 RFP作成とベンダー面談を同時進行
とあるプロジェクトを企画したAさんは、企画段階も終了しさっそくベンダーとの打ち合わせ日程を進めました
一日に何社も面談予定を入れ込んでいたのです
連日のようにスケジュールが埋まっている状態が続いたAさんは多忙になってしまいベンダーと会う以外のことに手がつかなくなりました
そんな忙しい状況で、ベンダーと自社部門の代表など複数を含めた打ち合わせて社内討論（いざこざ）が起きてしまうのです
それぞれの部署の意見をまとめるために時間をセッティングしようとしましたが、予定が詰まっているAさんにはそれができませんでした
結局ベンダー選定は数ヶ月伸びてしまい、最終的な委託先ベンダーも最も会う回数が多かったからという理由で選んでしまったのです
社内の空気も悪いまま…そんな中プロジェクトを進めることになりました
あらかじめ期間を設定する
やはりAさんの致命的なミスは社内の意見が把握できていない状態でベンダーに声をかけてしまったことでしょう
ベンダーも営業ですから、たくみなトークで魅力的なことを言ってきます
「ウチではこんなこともできますよ」「こうしたらもっとよいのではないでしょうか？」などなど親身になってアドバイスをくれることもあるでしょう
たしかに専門的なこともありますから、ベンダーに言われて初めて気づくこともあります
しかしどのようなシステムであれ、一度自社で必要とするものをリストアップすることはできますし、予算やスケジュール感などシステム以外の部分は書き込むことが出来ます
さらに、RFPは一度作成したら終わりではなく社内での合意も必要です
- RFPの仮作成
- 社内でRFPの検討・合意
- ベンダー面談
以上のスケジュールをしっかり頭に入れて進めましょう！
RFPで最適なベンダーを選ぶ
改めて、RFPは何のために作成するのでしたか？
そうです、ベンダー選定です
超大事なベンダー選び
完成したシステムに不具合があった場合はベンダーの責任になります
さらに、カスタマイズ費用を多額に請求してくるベンダーもあります
このとき社内で怒りの矛先を向けられるのはそのITベンダーを選んだ本人になります
RFPをきちんと作成しないのは、社内で合意を得られないまま独断でベンダーを選定してしまったのと同じことになるのです
必ずRFPは作る
どんな小さな会社でも、プロジェクトでもRFPは必須です
当メディアGALでは度々、ベンダーに丸投げしてはいけないと言っていますが、このRFPという出だしの段階でさっそくベンダーに任せっきりになっていてはいけません
「RFPはベンダーが嫌がるのでは？」と思う担当者も多いですがそれは誤解です
ITベンダーは今ではRFPにも慣れてきていて、RFPに対する提案書の雛形も独自に持っているところもあります
むしろ技術力が高く、質の良いベンダーほどRFPを歓迎します
「RFP…なんか作るの難しそう」と思われる方も大丈夫です！
こちらを参考にRFPを作成することができるのでぜひご活用ください
RFPはベンダー選定のために必ず作る
RFPは社内合意が得られてはじめて完成する！
RFP作成完了までベンダーと会ってはいけない
室のいいベンダーほどRFPを歓迎する
