IT導入する前に

「IT導入」と聞くと何を思い浮かべるでしょうか？

世間的に言われる、革新・先進的・成長・時流などポジティブなイメージを持つ方がいる一方で、実際に導入をされた企業の方の中には、予算オーバー・期待はずれ・手間の倍増…などとネガティブな印象がある方も非常に多いのです

例えば、今話題のERP（情報の一元管理などで生産効率を向上させるシステム）ですが、実際に導入された企業からの声は…

出典：キーマンズネット より引用

こちらのグラフは、現在利用するERPへの満足度になります

ERPの導入というと、大企業では１億円以上、中小企業でも５０００万円前後の大きな買い物です

たしかに、満足しているユーザーが多い一方で、４割を超える方が不満を持っているという衝撃の事実です

これは、ERPという高価な分野なのでは？ と思われるかもしれません

では、IT導入の王道である、ホームページ制作のグラフを見てみましょう

出典：PicWorld より引用

WEB制作というITに導入での王道中の王道の分野でこのような不満が発生しているのは衝撃です

では、なぜこのように不満が続出しているのでしょうか？

実はたったこれだけの理由なのです

当然だと思われるかも知れません

しかしここに大きな落とし穴があるのです

まずは、ベンダー選びから見ていきましょう

あなたはどのようにベンダーを探そうとするでしょうか？

出典：@IT special より引用

圧倒的に、紹介の割合が高いことが分かります

確かに、お付き合いがあるから…仲良くさせてもらってるし…などとマイナスな理由だけでなく、繋がりがあるほうが意思疎通が取りやすいから・しっかりとやってくれそうだから、とプラスな理由も考えられると思います

しかし、ここに圧倒的な落とし穴があるのです

以下のグラフは、「知人より紹介」と回答した人の不満です

出典：@IT special より引用

圧倒的に多いのが、完成度の低さ・バグの多さです

たしかに、繋がりがあるベンダーだとコミュニケーションは取りやすいかもしれません

しかし、技術力だけはどうしようもないのです

これは単純に、そのベンダー企業が他の企業よりも劣っているということだけではありません

ここでキーワードとなるのが、こちらです

IT企業というのはなんとなく、ひとくくりにしてしまいがちです

特に、ITにあまり詳しくない方が、なんとなく知っている周りの企業を紹介することもあるのではないでしょうか？

しかし、ホームページ制作ひとつをとってみてもそうです

オシャレなサイトばかりを取り扱っている開発企業だと、コンバージョンへの意識は低くなりがちです

また、堅実な昔ながらのWEBサイトを取り扱ってきた開発企業は、今時のデザインには疎い傾向があります

当然強みが合わないベンダーとマッチしてもユーザーにとって良いことはありません

しかし、これはなにもベンダーだけが悪いということではありません

ユーザー側が自社にとって何が必要かを見極める必要があるのです

ではしっかりとベンダーを選べばそれでよいのか？

ここにもまだ大きな落とし穴があります

実は最も大事なのはユーザー側なのです

先ほどのグラフをもう一度見てみましょう

一見ほとんどがベンダー側の責任なように思えます

完成度が低い・バグが多い

たしかに、ユーザーからしたら、「こう作って欲しいと言ったはずなのに」「こんな単純なバグ、すぐ気づくだろ」と言いたくなるでしょう

しかし、実際は、仕様書が曖昧なのが原因であったり、データを実装することで判明するバグがあったりするものです

もちろんベンダー側もしっかりとテストを行っていますが、それでも本番の環境で明らかになることがたくさんあります

 計画からテストまでユーザー側も参加する

要件定義など、ユーザーが関われる部分をしっかりすることで、ベンダーもするべきことが明確になります

その分、格段に完成度は高くなります

さらに、本番環境でのユーザーのテストも非常に大事です

「ベンダーがやってくれているから大丈夫」「ベンダーがすべてやればよいのでは？」と済ましてしまうのではなく、自社でしっかりと時間を確保しておくことが大事です

どれほど優れたベンダーでも、必ずバグは発生するものということを心得ておいてください

とはいっても、テストの仕方がまったくわからない、という方が大半だと思いますので、後ほどご説明します

 

価格が高い

ベンダーによって価格は大きく異なります

ホームページ制作こそ、いまでは安定しては来ましたが、まだまだ２００万を超える法外な値段をとる業者も少なくありません

ただ、IT導入がそれほど活発でない会社なら、相場観など分からなくても無理はありません

さらに、システム導入・サービス開発などのカスタム性が高く、価格も大きな買い物となると調べたり聞いたりしてもはっきりと分からないことがほとんどです

そこに漬け込んで、高い値段を吹っかけてくる業者には頼まないことです

しっかりと相見積もりをとる

「紹介だから安心」「サイトに業界最安値と書いていたから」とすぐに決めてしまわないことです

しっかりと相見積もりをとりましょう

ここで、「そうはいっても紹介をもらったし…」と遠慮してしまってはいけません

会社にとってそう安くはない買い物ですので慎重になることが大事です

また、だからといってフリーランスに安く頼んでしまうのも注意です

後ほど説明しますが、ベンダー評価シートなどを活用してしっかりと見極めましょ

 

開発に時間がかかる

これはたしかに、ベンダー側の責任も大きいです

大手企業であれば値段も高い分、しっかりとスピードをもってやってくれる一方、安い業者だとここらへんがルーズになりがちです

しかしここにも一定数ユーザーの責任もあるのです

実はプロジェクトを開始するとわかることですが、ユーザー側にも日々課題が発生します

小さな案件でも２０〜３０、大きなものだと１００件を超える課題が毎日のように降ってきます

自社の課題管理を徹底する

課題が遅れていくと、社内でもどんどん空気が悪くなっていきます

社内のメンバーの対応が遅れたために、ベンダーへ仕様提示ができず、結局ベンダーは暫定仕様で開発を進めたため、仕様変更の追加料金が発生した例もあります

こんなときは、課題管理表を用いるのがベストです

ベンダーの課題管理票と別に、自社の課題管理票を用意しましょう

ベンダーが管理するのはあくまでシステムの課題です

プロジェクト全体の課題（業務・運用の課題、予算の課題、スケジュールの課題、リソース・体制の課題）は自社でしっかりと管理していくことが遅延を避ける大きな要因になります

 

自社の環境を理解していない

これは、システム導入でよく起こりやすい問題です

そして、導入した部門からの批判が特に起こりやすいのです

効率化するはずのシステムがむしろ手間が２倍になるだけだった、費用対効果が低いなどと現場から非難が殺到することは度々発生します

なぜこのようなことになるのでしょう？

実は、企画段階から問題の種をまいてしまっているのです

導入先の部門との連携

結局は、システムを導入する先の部門が満足するかどうかにかかっています

実は、プロジェクト成功の鍵を握っているのは人選選びです

「システム部がやれば良いのでは？」と言う方もいます

しかし、プロジェクトメンバーには導入先部門からの選出が不可欠です

例えば、ITに詳しいが業務の話題には無頓着な人がプロジェクトを進めるとどうなるでしょうか？

そのように無理やり進めても、業務で使われないシステムができるだけです

さらに、要求機能一覧でブレないことも大事になってきます

要求が曖昧になると、ベンダー側は思い込みで機能を作り始めてしまいます

結果、使われない機能で溢れたいらないシステムができあがってしまうのです

最後は、ベンダーに声掛けをする前にRFPを作成して自社に最適なベンダーを見つけましょう（RFPとは、提案依頼書といい、システムにほしい機能だけでなく、スケジュール感、予算、ベンダーの作業場所など細かい指定をします）

とはいっても、以上のことを簡単にこなすのは簡単なことではありません

IT導入の経験がほとんどない企業なら特に分からないことだらけになるでしょう

また、ホームページ制作など比較的小さなプロジェクトはあるが、システム導入はしたことがないという企業も同様です

私達は、ITプロジェクトで失敗しないためのメディア「GAL」を始めとして、ユーザー企業のためのIT導入を支援しています

先ほど挙げた、RFP・要件一覧表・課題管理表・機能確認テスト項目書の他に、プロジェクト計画書・社内WBSや、システム開発で特に重要な業務概要図・システム関連図・業務フロー図を提供しています

また、開発においては、本来ユーザー側が負担を強いられる業務も支援しています

対面やお電話、SNS・メールを通じて、プロジェクト成功の鍵となるユーザー側の課題をお手伝い致します

さらに、もっとITを手軽に感じてもらうためのプランもあります

大きな買い物であるがゆえに、予算の面からIT導入に踏み切れていない企業は多々ございます

株式会社Game（以下、弊社）では、初期費用が０円から開発しています